Legalisasi DEPKUMHAM pada dasarnya sama saja dengan proses legalisasi di DEPLU. Maksud legalisasi di DEPKUMHAM adalah untuk menyatakan keaslian dokumen dan duplikatnya. Di beberapa negara ada yang tidak mensyaratkan legalisasi ini DEPKUMHAM, cukup melalui KBRI di luar negeri saja. Setiap negara afiliasi menerapkan ketentuan yang berbeda beda.
Contoh tahapan proses legalisasi di DEPKUMHAM untuk dokumen akademik:
1. Bawa berkas yg sudah dilegalisir oleh perguruan tinggi atrau sekolah menengah ke kantor pelayanan Direktorat Jenderal AHU, Direktorat Perdata, Sub. Direktorat Hukum Perdata Umum. Jl. HR Rasuna Said Kav 6-7, Kuningan, Jakarta Selatan. Telp. 021-520 2387 pesawat 205/206. Kantor pelayanan terdapat di lantai dasar gedung AHU, buka dari jam 9.00 pagi sampai jam 15.00 siang.
a. Pastikan berkas dilegalisir oleh pejabat kampus, tanda tangan harus sesuai dengan spesimen yang sudah terdaftar di Depkumham.
b. Untuk memastikan. Tanyakan terlebih dahulu ke staf Depkumham ’siapa pejabat kampus’ di perguruan tinggi anda yang spesimen tanda tangannya sudah ada di sana.
c. Jika belum ada satupun pejabat kampus yang terdaftar di DEPKUMHAM sebagai penanda tangan yang sah, maka harus melalui tahap sebagai berikut:
- Mintalah spesimen tanda tangan kepada pejabat kampus untuk kemudian di serahkan ke DEPKUMHAM agar dapat di listing sebagai penanda tangan dokumen yang sah.
- Bubuhkan tanda tangan semirip mungkin dan sertakan keterangan NAMA, ALAMAT, JABATAN, dan identitas lengkap pejabat kampus tersebut.
- Jangan lupa sekaligus menyertakan dokumen yang hendak di legalisir
2. Ambil nomor registrasi di meja informasi, jelaskan tujuan anda bermaksud melegalisir dokumen. Petugas akan meminta kartu identitas diri. Kemudian anda akan diberi co card sebagai tamu, dan tunggulah di antrian loket legalisasi dokumen. Petugas juga akan meminta anda untuk melengkapi berkas dengan membeli map dan formulir permohonan legalisir di Koperasi Depkumham. Setiap berkas yang akan dilegalisasi di bubuhi materai Rp 6000. Materai bisa di beli di koperasi, satu materai dijual Rp 7000,- . Copy/salin semua berkas yg akan dilegalisasi, untuk dijadikan arsip oleh depkumham.
3. Susun berkas sedimikain rupa (rapi), masukkan dalam map, lalu serahkan ke loket IV. (tunggu panggilan)
4. Petugas menerima berkas, kemudian petugas akan cheking dan menanyakan apakah pejabat yg dari perguruan tinggi anda spesimen tandatangannya sudah ’terekam’ di depkumham?. Kalo ’memang sudah ada’, petugas akan memberikan tanda terima, berkas akan di proses selama 2 hari kerja. Jika ’belum ada’ , berikan spesimen tanda tangan yang saya jelas kan di bagian 1 c ke petugas tersebut.
5. Di lusa kemudian, ambil nomor antri, serahkan tanda terima ke petugas ke loket legalisasi (IV). Petugas akan cek berkas, jika dinyatakan OK (sudah dilegalisasi), anda tinggal menunggu proses selesai